Martes, 10 de la mañana. Llega a la obra un camión con varilla. El almacenista revisa la remisión, cuenta, firma y guarda la copia en una carpeta. Ese material quedó registrado.
A las 2 de la tarde, el maestro de la cuadrilla de estructura saca cemento, alambre y varilla para la placa del cuarto piso. Nadie firma nada. El almacenista lo anota en una libreta, si alcanza. Ese material ya no se sabe para qué actividad fue.
La entrada se controla; la salida no
En casi todas las obras que conozco, la entrada de material está bien controlada. Hay remisión, hay firma, hay una factura que llega a contabilidad. Lo que falla es el otro lado: qué salió del almacén, cuándo, para qué actividad y en qué cantidad.
Sin ese registro, el almacén de obra no tiene kardex. Tiene una lista de lo que llegó y una idea aproximada de lo que queda.
Qué pasa cuando no hay kardex
- Se pide otra vez lo que ya hay. El residente no sabe si quedan bultos de cemento de la semana pasada, así que pide más para no arriesgar. El material se acumula, se endurece o se pierde.
- Falta lo que el sistema dice que hay. En la oficina, el inventario muestra material disponible porque solo se registraron las entradas. La cuadrilla llega y no hay con qué trabajar.
- El consumo por actividad es un misterio. Si la salida no se asocia a una actividad, no hay forma de saber cuánto costó realmente la mampostería del tercer piso frente a lo presupuestado.
- Las diferencias se descubren al final. Cuando se hace el balance de la obra, el material que se compró no cuadra con el que se instaló, y ya no hay forma de saber en qué etapa se fue.
Lo que dicen los datos
En la Global Construction Survey 2015 de KPMG, solo cerca de 3 de cada 10 proyectos terminaron cerca de su presupuesto. Las causas son muchas, pero hay una que se repite en las conversaciones con residentes y directores de obra: el sobrecosto se detecta cuando ya no se puede corregir.
Y el material es una de las partidas donde eso pasa con más frecuencia, porque el dato del consumo real llega tarde o no llega.
La causa real no es la gente
El almacenista atiende a varias cuadrillas al mismo tiempo. El maestro necesita el material ya, no dentro de diez minutos. El residente está resolviendo la obra del día. Si registrar una salida implica llenar un formato en papel que alguien digita días después, la salida se hace y el registro se aplaza.
No es falta de disciplina. Es que el registro está lejos de donde ocurre el movimiento.
Por qué el consumo por actividad importa tanto
El presupuesto de una obra no se arma por bultos de cemento: se arma por actividades. Cimentación, estructura, mampostería, acabados. Cada una tiene su cantidad de material prevista y su costo esperado.
Si la salida del almacén no dice para qué actividad fue, el consumo real solo se puede comparar contra el total de la obra. Y en el total, los desvíos se compensan y se esconden. Una actividad que va por encima de lo presupuestado queda tapada por otra que todavía no ha empezado a consumir.
Cuando por fin aparece la diferencia, la estructura ya está fundida y la mampostería va por la mitad. La información llega cuando ya no sirve para decidir: no se puede ajustar el método, renegociar con el proveedor ni revisar el rendimiento de la cuadrilla.
Con la salida asociada a la actividad, la pregunta se puede hacer cada semana: ¿cuánto material lleva esta actividad, cuánto avance tiene y cuánto debería llevar? Si los tres números no cuadran, el residente se entera mientras todavía hay obra por delante.
Qué tendría que cambiar en la operación
- La entrada de material se registra en la obra cuando llega, contra la orden de compra y con la remisión del proveedor.
- Cada salida del almacén se registra en el momento, asociada a una actividad del presupuesto: placa, mampostería, acabados.
- El inventario de la obra se consulta en cualquier momento, con entradas y salidas, antes de hacer una nueva requisición.
- El consumo real de cada actividad se compara con lo presupuestado mientras la obra avanza, no al liquidarla.
- Las devoluciones de material a otra obra o al proveedor también quedan registradas, para que el saldo sea el real.
Con eso, el residente sabe qué tiene antes de pedir, compras sabe qué falta de verdad y la gerencia ve el costo de cada actividad cuando todavía se puede hacer algo. La semana pasada hablé de cómo una requisición tarde detiene una cuadrilla; el kardex de obra es la otra mitad de esa misma conversación.
Eso es lo que buscamos con Nexovate en las constructoras: que el almacén de obra sepa lo que tiene y que cada salida tenga una actividad asignada. Puede ver cómo funciona en Nexovate para constructoras.
Una pregunta para usted: en su obra actual, ¿sabe hoy cuánto cemento hay en el almacén sin ir a contarlo? Cuéntenos en el foro.
Fuente: KPMG International, Global Construction Survey 2015 ("Climbing the curve").
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