Jueves, 6 de la tarde. La persona encargada de las liquidaciones lleva desde el lunes armando el giro del mes a los propietarios. Va por la mitad. En la otra pestaña tiene el extracto del banco, en otra la lista de reparaciones del mes y en un correo la factura del plomero que llegó ayer.
Suena el teléfono. Es un propietario preguntando por qué no le ha llegado el giro, si el arrendatario le dijo que pagó el día 3.
Una liquidación tiene más piezas de las que parece
Desde afuera, liquidar a un propietario parece simple: lo que pagó el arrendatario menos la comisión. Desde adentro, cada liquidación junta datos de varias partes:
- El canon efectivamente recibido, que depende de que la conciliación bancaria esté cerrada.
- La comisión de administración, según lo pactado en el contrato de mandato de cada propietario.
- Los descuentos por reparaciones y mantenimiento, con sus facturas y la autorización del propietario.
- Las retenciones y los impuestos que apliquen, según el tipo de propietario y la normativa vigente.
- Los saldos pendientes de meses anteriores: un anticipo, una reparación que se descontó en dos partes, un pago parcial del arrendatario.
Cuando cada una de esas piezas está en un archivo distinto, armar la liquidación es un trabajo de ensamble. Y con muchos propietarios, el ensamble se vuelve una semana.
Por qué se demora
La liquidación es el último paso del mes, y por eso hereda todo lo anterior. Si la conciliación no ha cerrado, la liquidación no puede empezar. Si una reparación se pagó pero la factura no llegó a la oficina, la liquidación queda en espera. Si el contrato cambió de comisión y nadie actualizó la hoja, la liquidación sale mal.
A eso se suman los casos especiales que cada mes rompen la rutina: el arrendatario que pagó la mitad, el inmueble que quedó desocupado a mitad de mes, el propietario que pidió que le descontaran el impuesto predial, el contrato que se renovó con un incremento. Cada uno se resuelve bien, pero se resuelve a mano, y cada uno exige revisar la hoja otra vez para que la suma final cuadre.
Por eso la demora no está en la persona que liquida. Está en todo lo que esa persona tiene que esperar y verificar antes de poder hacer su trabajo.
Lo que cuesta liquidar tarde
- Llamadas que no deberían existir. Cada propietario que pregunta por su giro le quita tiempo al equipo justo en la semana en que más ocupado está.
- Errores que dañan la confianza. Una reparación descontada dos veces o una comisión mal calculada se corrige, pero el propietario recuerda que tuvo que reclamar.
- Soportes que no aparecen. Cuando el propietario pide el detalle, alguien tiene que reconstruir de dónde salió cada valor.
- Propietarios que se van. Para quien entrega su inmueble en administración, la inmobiliaria es, sobre todo, el giro puntual y claro de cada mes. Si eso falla, el resto del servicio pierde peso.
La causa real no es la gente
Quien liquida a mano suele ser una de las personas más cuidadosas del equipo, porque sabe que un error se nota. Pero el cuidado no reemplaza a un sistema: si cada mes hay que copiar, sumar y cruzar los mismos datos, tarde o temprano uno se queda por fuera. El problema es que la liquidación se arma desde cero cada mes, cuando casi toda su información ya existía.
Qué tendría que cambiar en la operación
- El contrato de mandato de cada propietario guarda su comisión y sus condiciones, y la liquidación las toma de ahí.
- El canon se aplica al inmueble cuando entra al banco, así la liquidación sabe qué se recibió sin esperar el cierre de toda la conciliación.
- Las reparaciones se registran contra el inmueble cuando se autorizan, con su factura, y se descuentan solas en la liquidación del mes.
- Las retenciones se calculan con la configuración de cada propietario, no con una fórmula copiada en la hoja de cálculo.
- Cada propietario recibe su liquidación con el detalle de cada valor: lo que entró, lo que se descontó y por qué.
Ninguno de estos cambios exige que el equipo trabaje más rápido. Exige que cada dato se registre una sola vez, en el momento en que ocurre, y que la liquidación lo encuentre ahí cuando llegue el día de girar.
Con eso, la liquidación deja de ser un ensamble de una semana y pasa a ser una revisión. El equipo verifica lo que el sistema ya armó, gira y envía el soporte. Y el propietario, en lugar de llamar a preguntar, recibe la respuesta antes de hacer la pregunta.
Eso es lo que buscamos con Nexovate en las inmobiliarias: que el giro a propietarios salga a tiempo, con soporte y sin armarlo a mano. Puede ver cómo funciona en Nexovate para inmobiliarias.
Una pregunta para usted: este mes, ¿cuántos días se demoró su equipo en liquidar a todos los propietarios, y cuántos llamaron antes de recibir su giro? Cuéntenos en el foro.
Siga leyendo
- ¿Cuándo se entera su inmobiliaria de que un arrendatario no pagó?
- 5 procesos que su inmobiliaria sigue haciendo a mano todos los meses
- El prospecto no se pierde por mal vendedor: se pierde mientras alguien concilia un recibo
- La merma que nadie mide: dónde se esconde el costo real de cada referencia
- El almacén de obra sin kardex: el material entra con remisión y sale sin rastro
Diagnóstico gratuito: escríbanos por WhatsApp al 320 957 1694 o a jvalencia@nexovate.com.co.
Síganos: Juan Carlos Valencia en LinkedIn · Nexovate en LinkedIn · Instagram · Facebook
