POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE JAS ENGINERING SOLUTIONS S.A.S. — COLOMBIA

Fecha de entrada en vigencia y última actualización: la de su publicación en el sitio de Nexovate.

1. Responsable del tratamiento

JAS ENGINERING SOLUTIONS S.A.S. («JAS»), identificada con NIT 901.848.618-1, con domicilio en Carrera 50 # 38-38, apartamento 404, Copacabana (Antioquia), correo electrónico info@nexovate.com.co y teléfono 320 957 1694, titular de la marca Nexovate, es responsable del tratamiento de los datos personales descritos en esta política.

Las solicitudes relacionadas con datos personales se reciben en el correo info@nexovate.com.co y en el formulario de peticiones, quejas y reclamos de https://nexovate.com.co/pqrs.

2. Alcance

Esta política se aplica al tratamiento de datos personales realizado por JAS en Colombia, en calidad de responsable. No convierte a JAS en responsable de los datos personales que los clientes incorporan al ERP por cuenta propia: respecto de esos datos, el cliente actúa como responsable y JAS como encargado, conforme al acuerdo de transmisión de datos suscrito con el cliente.

3. Datos y finalidades

JAS podrá tratar las categorías de datos que siguen, únicamente en la medida pertinente para cada finalidad:

1. Clientes, representantes y contactos comerciales: identificación, contacto, información contractual, tributaria, de facturación y pagos, para gestionar prospectos, celebrar y ejecutar contratos, prestar el servicio, facturar, recaudar, gestionar solicitudes y cumplir deberes legales.
2. Usuarios del ERP: nombre, usuario, correo, teléfono, cargo, empresa, identificación cuando se suministre, foto de perfil opcional, preferencias, dirección IP, navegador, dispositivo, registros de acceso, actividad, seguridad y evidencia de aceptación, para crear y administrar cuentas, autenticar usuarios, asignar permisos, proteger el servicio, atender solicitudes, dejar evidencia de aceptaciones y enviar comunicaciones operativas.
3. Visitantes y prospectos: datos de contacto, empresa, consultas, preferencias de contacto y datos técnicos de navegación, para responder solicitudes, preparar propuestas y, cuando corresponda, enviar información comercial con la autorización aplicable.
4. Proveedores y aliados: identificación, contacto, información tributaria y bancaria, para gestionar contratación, pagos y obligaciones legales.
5. Personal, contratistas y candidatos: datos de identificación, contacto, formación, experiencia, laborales y de seguridad social, para procesos de selección, contratación, administración laboral, nómina y cumplimiento legal. Los datos sensibles se tratarán solo cuando sean pertinentes y exista la base jurídica aplicable.

JAS podrá elaborar estadísticas de uso solo cuando se encuentren agregadas y anonimizadas de manera que no permitan identificar razonablemente a una persona. JAS no utilizará los datos de clientes incorporados al ERP para publicidad propia ni para entrenar modelos de inteligencia artificial, salvo autorización válida, específica y separada, cuando legalmente proceda.

4. Autorización y datos sensibles

Cuando la ley exija autorización, JAS la solicitará antes del tratamiento y conservará prueba consultable posteriormente. El suministro de datos sensibles es facultativo, salvo que una norma disponga otra cosa; JAS informará de forma clara cuando solicite datos de esa naturaleza y limitará su tratamiento a finalidades legítimas, necesarias y autorizadas.

JAS no solicita a los usuarios datos sensibles para crear una cuenta ordinaria. Si una función del servicio requiere tratar datos sensibles, se informará específicamente al titular y se aplicarán controles reforzados. Los datos de niñas, niños y adolescentes se tratarán únicamente cuando exista una base legal y se proteja su interés superior y sus derechos fundamentales.

5. Derechos de los titulares

El titular puede conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización cuando corresponda; conocer el uso dado a sus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; revocar la autorización y solicitar la supresión cuando proceda y no exista deber legal o contractual que impida hacerlo; y acceder gratuitamente a sus datos en los términos legales.

Si los datos fueron cargados al ERP por un cliente, la solicitud deberá dirigirse en primer lugar a ese cliente, como responsable. JAS trasladará al cliente la solicitud que reciba y prestará la colaboración que le corresponda conforme al acuerdo de transmisión.

6. Canal y trámite de consultas y reclamos

El titular, su representante o causahabiente podrá presentar una consulta o reclamo a info@nexovate.com.co, indicando su identidad, descripción de la solicitud y datos de contacto para responder. JAS podrá solicitar información razonable para verificar identidad y representación.

Las consultas y reclamos se tramitarán conforme a los plazos y requisitos de la Ley 1581 de 2012 y su reglamentación. Cuando una solicitud esté incompleta, se requerirá su subsanación y se aplicarán las consecuencias y plazos previstos en la normativa. El titular podrá acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite de consulta o reclamo cuando la ley así lo exija.

7. Encargados, subencargados y comunicaciones a terceros

JAS podrá utilizar proveedores que traten datos por cuenta de JAS para alojamiento, almacenamiento, respaldo, correo, soporte y seguridad. Cuando estos proveedores traten datos por cuenta de un cliente, actuarán como subencargados, bajo obligaciones contractuales de confidencialidad, seguridad y uso limitado a la prestación del servicio.

La lista actualizada de subencargados, su función, país de tratamiento y categorías generales de datos está disponible en https://nexovate.com.co/subencargados. Actualmente, por cuenta de JAS: Contabo y Amazon Web Services (alojamiento y respaldo, Estados Unidos) y HostGator (correo de facturacion@nexovate.com.co, Estados Unidos). Solo cuando el cliente las activa: Anthropic (inteligencia artificial, Estados Unidos) y Meta (WhatsApp, Estados Unidos). Los correos que el cliente envía desde el ERP salen por la cuenta de correo que el propio cliente configura. Los cambios se comunicarán conforme al acuerdo de transmisión aplicable.

Las integraciones que el cliente active —incluidas DIAN, pasarelas de pago, mensajería o herramientas de inteligencia artificial— pueden implicar comunicación de datos a terceros. Antes de activarlas, se informará al cliente qué proveedor interviene, qué datos se envían, para qué finalidad y, cuando esté disponible, dónde se procesan. El cliente deberá verificar la base legal y las instrucciones aplicables al tratamiento que determine.

8. Transferencias y transmisiones internacionales

JAS identificará los proveedores y países en que se traten datos personales. Cuando el proveedor actúe como encargado por cuenta de JAS o del cliente, se formalizará la transmisión mediante el contrato correspondiente. Cuando un tercero reciba los datos y actúe como responsable, se evaluará la regla aplicable a la transferencia internacional y se obtendrá la autorización o garantía que corresponda.

9. Seguridad y conservación

JAS aplicará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables, proporcionales a los datos y riesgos, que pueden incluir control de acceso, autenticación, cifrado en tránsito, registro de actividad, copias de seguridad, segregación de información y compromisos de confidencialidad. Ninguna medida elimina completamente el riesgo de incidentes.

Los datos se conservan solo mientras son necesarios para su finalidad, y por más tiempo únicamente cuando una obligación legal o la defensa de derechos lo exige; en ese caso quedan restringidos y no se usan para otros fines. Plazos por categoría: los datos que el cliente registra en su Nexovate se suprimen cuando el cliente se retira, después de los treinta (30) días que tiene para exportarlos, y desaparecen de las copias de seguridad dentro de los siete (7) días siguientes; los datos del cliente como contratante de JAS (contrato, cotización, facturas y pagos) y la evidencia de la firma del contrato se conservan diez (10) años desde el último registro (artículo 28 de la Ley 962 de 2005); los datos de los usuarios del cliente (nombre, correo y uso de la cuenta) se suprimen junto con los datos del cliente; los prospectos y visitantes, cuando lo solicitan o, a más tardar, a los dos (2) años sin contacto; los proveedores, diez (10) años por los soportes contables; los candidatos no vinculados, un (1) año; y los registros de acceso y seguridad, un (1) año, salvo una investigación en curso. Cumplidos esos plazos, se suprimen o anonimizan de forma segura.

10. Incidentes de seguridad

JAS contará con procedimientos para detectar, gestionar y documentar incidentes. Si un incidente afecta datos tratados por cuenta de un cliente, JAS lo comunicará al cliente sin dilación indebida y dentro del plazo previsto en el acuerdo de transmisión, con la información disponible y actualizaciones razonables. Cada responsable evaluará y efectuará los reportes a autoridades y titulares que le correspondan, con la cooperación de JAS cuando proceda.

11. Cookies

El ERP puede utilizar cookies técnicas necesarias para autenticación, sesión y seguridad. El sitio web podrá utilizar cookies analíticas o funcionales. Cuando corresponda, se informará sobre su uso y el visitante podrá administrar las cookies no esenciales mediante las herramientas habilitadas o la configuración de su navegador.

12. Cambios

Los cambios sustanciales de esta política se comunicarán antes de su aplicación por un medio razonable. Si el cambio implica una nueva finalidad que requiera autorización, JAS la solicitará antes de iniciar ese nuevo tratamiento.